ره آورد نور

مقدمه

اطلاعات، کالایی فناپذیر است. در هیچ زمانی، نگهداری از حافظه ثبت شده بشری برای جامعه، این همه دشواری به همراه نداشته است. ظهور فناوری های دیجیتال و استفاده روزافزون و پیچیده از آنها در سازمان های جدید، تأثیر چشم گیری در ماهیت، اهمیت و حفظ «سند» داشته است.(1)

با ظهور فناوری های جدید، تعداد اسنادی که به شکل الکترونیکی تولید می شوند، به شدت افزایش یافته است و این امر به نوبه خود، وابستگی شدید سازمان ها را به این فناوری ها به دنبال داشته است؛ به طوری که امروزه تمام اداره ها و سازمان های دولتی و خصوصی، به طور روزانه و مستمر در جهت انجام فعالیت هایشان، اسنادی را به شکل الکترونیکی تهیه و تولید و یا دریافت می کنند. بنابراین، با توجه به افزایش حجم اسناد الکترونیکی، مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش و مدیریت آنها به عنوان مسئله ای حایز اهمیت، بسیار مطرح می شود.(2)

مقدمه

«پژوهیار»، اولین نرم افزار مدیریت استناددهی و سازمان دهی منابع با قابلیت پشتیبانی از زبان فارسی است که بستر نرم افزاری آن به صورت متن باز، تحت مجوز نشر عمومی گنو(1) (نسخه 3) توسط مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی (نور) عرضه می شود و سپس با برنامه نویسی بومی، به پوشش نیازهای کاربران خطوط راست به چپ، علاوه بر کاربران زبان های لاتین و اروپایی چپ به راست، پرداخته است.

چکیده

این مقاله به ذکر اهمیت ثبت و نگهداری الکترونیکی مستندات در سازمان‌ها پرداخته و دلایل اصلی لزوم تغییر روش نگهداری مستندات از شیوه های کاغذی و فیزیکی به دیجیتالی را بیان می کند. همچنین برخی سیستم های ثبت و مدیریت مستندات سازمان‌ها و چگونگی کار با آن‌ها را معرفی نموده و مهم ترین مشکلاتی را که هر یک از این سیستم ها با آن مواجه هستند، مورد بررسی قرار می‌دهد و در نهایت، یک روش جدید برای ثبت، نگهداری و مدیریت مستندات ارائه می نماید که بسیاری از نقاط ضعف سیستم های مشابه را پوشش داده و از مزایایی برخودار است که برای استفاده عمومی بسیار مناسب است.

راهکارهایی مانند پورتال های سازمانی می توانند این وظیفه را بر عهده بگیرند. این مقاله قصد دارد علاوه بر ذکر راهکارهای معمول که در برخی سازمان‌ها به کار می رود، شیوه دیگری ارائه دهد که به‌سادگی قابل استفاده بوده و هیچ گونه مدیریت پیچیده ای نمی طلبد.